Là một người làm kế toán, đặc biệt là kế toán nhân sự – tiền lương, thì chắc chắn bạn không thể không nắm rõ quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?Hiểu đơn giản, đây là chứng từ mà doanh nghiệp/cá nhân chi trả thu nhập cấp cho người lao động hoặc người nhận thu nhập, để xác nhận rằng đã khấu trừ một khoản thuế TNCN theo đúng quy định. Nó tương tự như “phiếu xác nhận” đã thu thuế để người nộp thuế sau này làm căn cứ quyết toán.
2. Quy định mới nổi bật từ 01/06/2025Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), từ 01/06/2025, toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chuyển sang hình thức điện tử, theo định dạng chuẩn của Tổng cục Thuế.
Không còn dùng mẫu cũ trước đây nữa.
Nếu chứng từ cũ có sai sót, phải lập mẫu điện tử mới thay thế.
3.Cấp mấy lần trong năm?• Nếu cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký dưới 3 tháng:
→ Có thể cấp theo từng lần khấu trừ, hoặc gộp 1 lần cho cả năm nếu người lao động yêu cầu.
• Nếu cá nhân ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên:
→ Chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong năm.
Ví dụ thực tế:Công ty em có chị Ngân cộng tác phiên dịch 2 lần trong năm 2025, không ký HĐLĐ. Tổng thu nhập 25 triệu, đã khấu trừ 10% thuế. Nếu chị ấy yêu cầu, mình có thể cấp 1 chứng từ tổng hoặc 2 chứng từ riêng theo từng đợt chi trả.
• Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Nghĩa là: Nếu người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức chi trả (thường là công ty đang làm việc), thì doanh nghiệp không cần – và không được – cấp chứng từ khấu trừ thuế. Ví dụ thực tế:– Anh A là nhân viên Công ty X, làm từ tháng 01 đến 12/2025, có ký HĐLĐ > 3 tháng.
– Trong tháng 3/2026, công ty quyết toán thay cho anh A → không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho anh A.
– Nếu anh A yêu cầu chứng từ này để tự quyết toán (ví dụ chuyển sang tự quyết toán vì nghỉ việc giữa năm), thì công ty chỉ được cấp khi anh A không ủy quyền.
4. Lưu ý quan trọng theo Công điện 72/CĐ-CT (2025):• Dừng sử dụng mẫu chứng từ cũ từ 01/06/2025.
• Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phải chuyển sang mẫu điện tử.
• Nếu đã cấp chứng từ cũ nhưng sai → không được sửa, mà phải lập lại mẫu mới bằng điện tử thay thế
