Việc sử dụng sổ kế toán của công ty chứng khoán được quy định tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 210/2014/TT-BTC như sau:
Mở và ghi sổ kế toán
1. Mở sổ kế toán
a) Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với Công ty chứng khoán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và Kế toán trưởng của Công ty chứng khoán có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ phần mềm kế toán;
b) Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ;
c) Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
– Đối với sổ kế toán dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên Công ty chứng khoán, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của Kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của Công ty chứng khoán, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán;
– Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên Công ty chứng khoán, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được (Tổng) Giám đốc Công ty chứng khoán hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Như vậy, theo quy định, người đại diện theo pháp luật và Kế toán trưởng của Công ty chứng khoán có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ phần mềm kế toán.
Trước khi sử dụng sổ kế toán phải được người đại diện theo pháp luật của công ty chứng khoán ký duyệt đúng không?
Việc ghi sổ kế toán của công ty chứng khoán bắt buộc phải căn cứ vào đâu?
Việc ghi sổ kế toán của công ty chứng khoán được quy định tại khoản Điều 18 Thông tư 210/2014/TT-BTC như sau:
2. Ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Như vậy, theo quy định, việc ghi sổ kế toán của công ty chứng khoán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Trường hợp sổ kế toán được ghi bằng phần mềm kế toán mà có sai sót thì sửa chữa thế nào?
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán được quy định tại khoản 2 Điều 19 Thông tư 210/2014/TT-BTC như sau:
Sửa chữa sổ kế toán
3. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán:
a) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi Báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên phần mềm kế toán;
b) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi Báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên phần mềm kế toán và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
c) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.
Như vậy, theo quy định, trong trường hợp sổ kế toán được ghi bằng phần mềm kế toán mà có sai sót thì sửa chữa như sau:
– Trường hợp phát hiện sai sót trước khi Báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên phần mềm kế toán;
– Trường hợp phát hiện sai sót sau khi Báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên phần mềm kế toán và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
Lưu ý: Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.
