1. Bản chất nghiệp vụ (cần hiểu đúng)
Thông tư 20/2026 làm rõ:
Trường hợp nhân viên ứng tiền/mua hộ thực chất là doanh nghiệp mua hàng, không phải chi phí cá nhân.
Vì vậy:Chi phí vẫn tính vào chi phí hợp lý của DN
Nhưng phải đáp ứng điều kiện chứng từ, thanh toán như DN trực tiếp mua
2. Điều kiện để được tính chi phí được trừ
(1) Có đầy đủ chứng từ hợp phápHóa đơn đứng tên doanh nghiệp
Hoặc trường hợp đặc biệt:
Mua của cá nhân không có hóa đơn → dùng Bảng kê 02/TNDN (mới)
(2) Có chứng từ thanh toán phù hợp Đây là điểm mới cần lưu ý:Nếu nhân viên ứng tiền rồi thanh toán lại:
Phải có:
Giấy đề nghị tạm ứng
Phiếu chi / UNC
Chứng từ thanh toán lại cho nhân viên
Nếu giá trị lớn:
Vẫn phải đảm bảo điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế
(3) Không hợp lệ nếu “lách luật”Thông tư siết chặt các trường hợp:
Nhân viên tự bỏ tiền mua nhưng:
Không có hóa đơn hợp lệ Không chứng minh phục vụ SXKD Không có quy trình tạm ứng – hoàn ứng rõ ràng Có thể bị loại chi phí khi tính thuế TNDN
3. Quy trình chuẩn DN nên áp dụng (rất quan trọng)Để an toàn thuế, nên làm đúng quy trình:
Đề nghị tạm ứng
Duyệt tạm ứng
Nhân viên đi mua hàng
Lấy hóa đơn tên công ty
Lập:
Bảng thanh toán tạm ứng
Hoàn ứng/chi bổ sung
Lưu hồ sơ đầy đủ
4. Điểm mới nổi bật của Thông tư 20/2026Thay thế, cập nhật quy định cũ về chi phí (liên quan TT 78 trước đây)
Bổ sung:
Mẫu bảng kê 02/TNDN thay mẫu cũ
Nhấn mạnh:
Bản chất giao dịch > hình thức thanh toán
Tránh lợi dụng “nhân viên mua hộ” để hợp thức chi phí
5. Tóm lại (ngắn gọn cho kế toán) Nhân viên ứng tiền mua hộ vẫn được tính chi phí nếu:Có hóa đơn/chứng từ hợp lệ
Có quy trình tạm ứng – hoàn ứng rõ ràng
Đáp ứng điều kiện thanh toán theo luật
Sai 1 trong các điều kiện trên → bị loại chi phí
